Salassapidettävien henkilötietojen luovuttaminen viranomaisen henkilörekisteristä viranomaisen luvalla
Viranomainen voi luovuttaa salassapidettäviä henkilötietoja henkilörekisteristä rekisteröidyn suostumuksella, tai jos tietojen luovuttamisesta on nimenomaisesti Julkisuuslaissa tai muussa laissa säädetty.
Lisäksi viranomainen voi Julkisuuslaki 28 §:n mukaan ja siinä mainituin edellytyksin antaa yksittäistapauksessa luvan tietojen saamiseen viranomaisen salassapidettävästä asiakirjasta
● tieteellistä tutkimusta
● tilastointia
● viranomaisen lakisääteisiä suunnittelu- ja selvitystehtäviä varten.
Edellytykset luvan myöntämiseen
● Viranomainen voi antaa luvan salassa pidettävien tietojen luovuttamiseen ja saamiseen edellä mainittuihin tarkoituksiin vain, jos on ilmeistä, ettei tiedon antaminen loukkaa niitä etuja, joiden suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty.
Olettama siis on, että tietojen antaminen voi loukata mainittuja etuja. Sen vuoksi luovuttamista koskevan päätöksenteon yhteydessä, olipa kysymys myönteisestä tai kielteisestä päätöksestä, on syytä todeta ja kirjata perusteet tehdylle ratkaisulle em. vaatimus huomioon ottaen.
● Lupa henkilötietojen luovuttamiseen missä vain muodossa voidaan myöntää vain, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää tietoja aikaisemmin mainittuhin tarkoituksiin.
● Annettaessa lupa saada tutustua salassapidettäviin tietoihin myös tarkistetaan, että tutkija kerää ja tallettaa tietoja vain 28 §:ssä säädettyyn tarkoitukseen.
● JulkL 28 §:n perusteella muistakin kuin henkilörekisteristä tapahtuvien henkilötietojen luovutusten osalta on vastaavasti varmistuttava siitä, ettei tietojen luovutus johda henkilötietolain tai muun lain vastaiseen käyttöön.
● Jos asiakirjaan sisältyvät tiedot on annettu viranomaiselle sen suostumuksella, jonka etujen suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty, lupaa ei saa antaa vastoin suostumuksessa tiedon käytölle ja luovutukselle asetettuja ehtoja.
Kenelle lupa voidaan myöntää?
Lupa voidaan myöntää säädetyin edellytyksin yksityiselle tutkijalle, tutkimusyhteisölle ja/tai viranomaiselle. Lupa voidaan myös myöntää myös esimerkiksi tutkimusorganisaatiolle, ei vain yksittäiselle tutkijalle/yksittäisille tutkijoille. Tutkimusorganisaation on kuitenkin tarpeen lupahakemuksessaan määritellä millä periaatteilla tutkimus toteutetaan, ketkä siitä vastaavat ja siihen osallistuvat sekä miten muutoin tutkimuksen käytännön vastuut toteutetaan.
Mikä viranomainen voi myöntää luvan?
● Asianomainen viranomainen, (esimerkiksi kunnallinen terveyskeskus tai laitos tai rekisterinpitäjänä oleva kunnallinen lautakunta), jos salassapidettäviä tietoja pyydetään vain tältä viranomaiselta
● Asianomainen ministeriö, jos salassapidettäviä tietoja pyydetään usean saman ministeriön alaisen viranomaisen tai laitoksen henkilörekisteristä/asiakirjoista tarvittaessa asianomaisia viranomaisia kuultuaan.
Minkälaisen selvityksen perusteella lupa voidaan myöntää?
Lupa salassapidettävien henkilötietojen luovuttamiseen henkilörekisteristä tulisi myöntää vain kirjallisen pyynnön perusteella.
Pyynnön yhteydessä tulisi olla:
● selvitys tietojen käyttötarkoituksesta
● selvitys lupatoimivallan kannalta tarpeellisista tiedoista
● selvitys rekisterinpitäjästä/-jistä ja/tai, jos tutkimuksessa on useita osapuolia, tutkimuksessa kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastuista.
● selvitys siitä, että on henkilötietolain mukaan oikeus tallettaa ja käyttää pyydettyjä tietoja aikaisemmin manittuihin kolmeen käyttötarkoitukseen.
Lisäksi kun on erityisesti kyse salassapidettävistä tiedoista on varmistuttava siitä että:
● pyydetyt tiedot suojataan asianmukaisesti.
● tutkittavia tulee informoida asiasta, tai jos siitä aiotaan HetiL:n 24 §:n sallimissa rajoissa poiketa, tulee poikkeamukseen olla hyvä perusteltu syy.
● rekisterinpidon vastuut määritellään asianmukaisesti osapuolten välillä, jos tutkimukseen osallistuu useita organisaatioita
Huom.
Tieteelliseen tutkimukseen ja tilastollisen tarkoituksen osalta käsittely voi perustua
● rekisteröidyn vapaaehtoiseen suostumukseen. Ainakin arkaluonteisten tietojen keräämiseen pyydetyn suostmuksen tulisi olla kirjallinen. Lisäksi muussa laissa voi olla säädettynä suostumukselle erityisiä muotovaatimuksia.
● laista ilmenevään tehtävään.
● HetiL:n 14 §:ään tai 15 §:ään.
● Muita kuin arkaluonteisia henkilötietoja voidaan tallettaa ja käsitellä sekä käyttää lisäksi HetiL 16 §:stä säädetyillä edellytyksillä.
Laadi valmis hakemusomake
Lupapyyntöä varten on tarkoituksenmukaista laatia hakemuslomake etukäteen. Mallilomakkeet löytyvät tästä linkistä: www.om.fi/julkisuus
Jos tietoja pyydetään sosiaali- ja terveydenhuollon laitosten asiakas- tai potilasrekisteristä, mallina voidaan käyttää myös sosiaali- ja terveysministeriön ja sosiaali- ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen laatimaa tutkimuslupalomaketta. Lomaketta saa sosiaali- ja terveysministeriöstä ja THL:lta.
Mikäli hakemuksessa on puutteita, hakijaa on pyydettävä esittämään tarvittavat selvitykset asiassa.
Hakemusta koskeva päätös
Jos mainitut oikeudelliset edellytykset eivät täyty, ei lupaa salassapidettävien tietojen luovuttamiseen tule antaa. Tällainen lupa olisi vastoin lakia.
Jos viranomainen ei anna lupaa, sen on tehtävä päätös. Päätöksen tekemisessä otetaan huomioon mm. julkisuuslain ja hallintomenettelylain säännökset sekä täydentävästi henkilötietolaista johtuvat vaatimukset.
Käytännössä päätös on aina syytä tehdä kirjallisena.
Viranomaisen kielteiseen päätöksen hakijalla on oikeus hakea muutosta samalla tavoin kuin muissakin JulkL:n tarkoittamisa tilanteissa. Oikeusministeriön kotisivuilta saa tarkempia ohjeita ja malleja päätöksen tekemisestä ja päätöslomakkeista.
Myös myönteisestä päätöksestä on syytä jäädä asianmukaiset merkinnät luovutuksesta. Päätöksentekijän ja päätösajankohdan lisäksi luovuttajalle tulee jäädä riittävän yksilöidyt merkinnät siitä kenelle, mitä henkilötietoja ja mihin tarkoitukseen lupa on annettu.
Päätökseen liitettävät lupaehdot
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti